リファラル採用の流れを7ステップで徹底解説！成功のコツも紹介
採用活動において、「コストがかかるばかりで応募が集まらない」「採用しても、社風に合わずすぐに辞めてしまう」といったお悩みはありませんか？その解決策の一つとして、今あらためて注目されているのが「リファラル採用」です。
リファラル採用とは、自社の社員に人材を紹介してもらう採用手法です。採用にかかるコストを大幅に削減できるだけでなく、企業文化や価値観にマッチした、定着率の高い人材の獲得が期待できます。
しかし、多くの企業が「制度を導入してみたものの、全く紹介が集まらない」「どのように進めれば良いか分からない」といった壁に直面しているのも事実です。リファラル採用は、ただ制度を作るだけでは成功しません。正しい「流れ」を理解し、計画的に進めることが大切です。
本記事では、リファラル採用を成功に導くための具体的な流れを7つのステップに分け、制度設計のコツから注意点まで、網羅的に解説します。
もくじ
リファラル採用とは？縁故採用との違い
リファラル採用の基本的な仕組み
リファラル（referral）とは「紹介・推薦」を意味する言葉です。リファラル採用は、自社の事業内容や文化をよく理解している社員自身の個人的な人脈（友人・知人・元同僚など）を介して、採用候補者を紹介・推薦してもらう採用手法を指します。
ここでよく混同されるのが「縁故採用」です。両者の最も大きな違いは、「採用されることが前提かどうか」にあります。
- 縁故採用
特定の血縁者や有力者の紹介であり、採用されることがほぼ決まっているケースが多い。 - リファラル採用
あくまで優秀な人材と出会うための「きっかけ」であり、紹介後は通常の応募者と同様に、公平な選考プロセスを経て合否が判断される。
リファラル採用は、透明性と公平性を担保した、現代の採用市場に適した手法と言えます。
【関連】リファラル採用と縁故採用の違いとは？メリット・デメリットから導入の注意点まで徹底解説
リファラル採用のメリット・デメリット
リファラル採用のメリットとデメリットをそれぞれ紹介します。
メリット
- 採用コストの大幅な削減
求人広告媒体への出稿費や人材紹介会社への成功報酬が不要になるため、採用コストを劇的に抑えることができます。社員へのインセンティブ費用は発生しますが、外部コストに比べればはるかに安価です。 - 企業文化へのマッチング精度向上と定着率アップ
社員は、自社の文化や働きがい、時には厳しい側面も理解した上で、「この会社に合いそうだ」と感じる友人・知人を紹介します。そのため、入社後のミスマッチが起こりにくく、結果として定着率の向上が期待できます。 - 潜在的な転職希望者層へのアプローチ
今すぐの転職は考えていないものの、「良い会社があれば」と思っている優秀な人材は市場に多く存在します。リファラル採用は、こうした転職潜在層に対して、社員という信頼できるルートを通じて直接アプローチできる強力な手段です。
デメリット
- 人間関係への配慮が必要
紹介した友人が不採用になった場合、紹介者と被紹介者の関係が気まずくなる可能性があります。選考結果の伝え方など、デリケートなコミュニケーションへの配慮が求められます。 - 社員の協力が得られないと機能しない
制度への理解や魅力が乏しいと、社員が積極的に協力してくれず、紹介が全く集まらないという事態に陥りがちです。 - 紹介される人材の質にばらつきが出る可能性
社員の人間関係に依存するため、多様なバックグラウンドを持つ人材が集まりにくくなったり、人材の質に偏りが出たりする可能性があります。
リファラル採用を成功に導く具体的な流れ
それでは、リファラル採用を成功させるための具体的な流れを7つのステップで見ていきましょう。
1.目的と目標（KGI/KPI）を明確にする
まず最初に、「何のためにリファラル採用を行うのか」という目的を明確にしましょう。目的が曖昧なままでは、社員の共感も得られず、制度が形骸化してしまいます。
＜目的の例＞
- 「採用コストを現状から20%削減する」
- 「ミスマッチによる早期離職率を5%改善する」
- 「採用が難しいエンジニア職を年間で3名採用する」
目的を定めたら、それを計測するための具体的な数値目標（KGI/KPI）を設定します。
＜KGI/KPIの例＞
- KGI（最終目標）
年間リファラル経由での採用決定数 5名 - KPI（中間目標）
月間の紹介人数 3名、書類選考通過率 50%、採用決定率 20%
目標を数値で設定することで、施策の進捗状況を客観的に把握し、改善のアクションにつなげやすくなります。
2.採用したい人物像（ペルソナ）を具体化し、社内に共有する
次に、「どんな人に来てほしいのか」という採用ターゲットを具体的にします。単に「優秀な人」や「やる気のある人」といった抽象的な言葉では、社員は何を基準に友人を紹介すれば良いか分かりません。
スキルや経験といった条件だけでなく、価値観や働き方、人柄といった内面まで踏み込んだ人物像（ペルソナ）を設定しましょう。
＜ペルソナ設定の項目例＞
- スキル・経験
〇〇の実務経験3年以上、△△の資格保有 - 価値観
当社の企業理念である「〇〇」に共感できる - 志向性
チームで協力して目標を達成することに喜びを感じる - 人柄
素直で学習意欲が高い
作成したペルソナは、「現在募集中のポジション」として社内に分かりやすく共有することが重要です。これにより、社員は自分の人脈の中から「〇〇さんなら、うちの会社に合うかもしれない」と、具体的な顔を思い浮かべることができるようになります。
3.社員が協力したくなる制度を設計する
リファラル採用の成否は、社員が「紹介したい」と思える魅力的な制度設計にかかっていると言っても過言ではありません。
紹介のルールを決める
誰が、誰を、どのように紹介できるのか、明確なルールを定めます。
- 対象者
正社員のみか、契約社員やアルバ.イトも対象にするか - 紹介方法
人事担当者への直接連絡、専用フォームからの申請など - 選考プロセス
カジュアルな面談から始めるか、通常の選考フローに乗せるか
ルールをシンプルで分かりやすくすることが、社員の心理的なハードルを下げる上で重要です。
インセンティブ（報酬）制度を設計する
社員の協力意欲を高めるために、インセンティブは有効な手段です。
- 報酬額
報酬の相場は、一般職で数万円、専門職や管理職で数十万円程度です。企業の規模や採用難易度に応じて設定しましょう。 - 報酬の種類
現金だけでなく、ギフト券や食事券、特別休暇といった非金銭的なインセンティブも喜ばれることがあります。 - 支払いのタイミング
「採用決定時」「試用期間（例：3ヶ月）終了後」など、インセンティブを支払うタイミングを明確に定めておきましょう。トラブルを避けるためにも、最も一般的なのは「試用期間終了後」です。
4.全社に向けて告知し、協力を依頼する
制度が完成したら、いよいよ全社員に向けて告知します。単に「制度を始めます」と事務的に通知するだけでは、社員は他人事として捉えてしまいがちです。
- 経営層からのメッセージ
なぜ今リファラル採用が必要なのか、会社としてどれだけ期待しているのかを、経営層自身の言葉で熱く語ってもらいましょう。社員の当事者意識が大きく変わります。 - 丁寧な説明会
制度の目的や背景、具体的な手順、インセンティブなどを丁寧に説明する場を設けます。質疑応答の時間を設け、社員の疑問や不安をその場で解消することが大切です。 - 継続的な情報発信
社内報やチャットツールなどを活用し、募集中のポジションや制度について定期的に情報を発信し続け、社員の記憶から風化させないようにしましょう。
5.紹介から選考、採用までのプロセスをスムーズに進める
実際に紹介が発生したら、紹介者と被紹介者（候補者）の双方に対して、迅速かつ丁寧な対応を心がけましょう。ここで対応が滞ると、社員の信頼を損ない、次の紹介につながらなくなってしまいます。
- 迅速な一次連絡
紹介があったら、可能な限り当日中、遅くとも2営業日以内には候補者へ連絡を取りましょう。 - 進捗状況の共有
選考の進捗状況は、紹介者と候補者の両方にこまめに共有します。 - 不採用時の配慮
残念ながら不採用となった場合は、紹介者の顔を立てる意味でも、候補者に丁寧なフィードバックを伝えることが望ましいです。紹介者にも結果を速やかに報告し、協力への感謝を伝えましょう。
6.制度の運用状況を可視化し、改善を続ける
制度は作って終わりではありません。定期的に運用状況を振り返り、改善していくことが成功への鍵です。
- データ分析
STEP1で設定したKPI（紹介人数、採用決定率など）の進捗を毎月チェックします。 - 社員へのヒアリング
「どんな点が紹介しにくいか」「制度について分かりにくい点はないか」など、社員の声に耳を傾け、改善のヒントを得ましょう。 - PDCAサイクル
分析やヒアリングで見つかった課題に対し、改善策（Plan）を実行（Do）し、その結果を評価（Check）し、さらなる改善（Action）につなげるPDCAサイクルを回し続けましょう。
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7.採用後のフォローとリファラル文化の醸成
リファラル採用で入社した社員が活躍し、定着することは、制度そのものの信頼性を高め、さらなる紹介を生む好循環につながります。
- 手厚いオンボーディング
入社後の受け入れ体制を整え、新しい環境にスムーズに馴染めるようサポートしましょう。 - 成功事例の共有
紹介してくれた社員と入社した社員にインタビューし、成功事例として社内で共有するのも効果的です。他の社員が「自分も協力してみよう」と思うきっかけになります。 - 感謝の文化
採用が決まった際はもちろん、紹介してくれたこと自体に対して、経営層や人事からきちんと感謝を伝える文化を育てていきましょう。
リファラル採用の成功率を高める3つのコツ
最後に、これまで説明した流れに加えて、リファラル採用の成功率をさらに高めるための3つのコツをご紹介します。
経営層や管理職が積極的に関わる
リファラル採用は、人事部だけの仕事ではありません。経営層や管理職が率先して自らの人脈から知人を紹介したり、朝礼などで制度の重要性を語ったりすることで、「全社で取り組むべき重要なプロジェクトなのだ」という空気が醸成されます。トップの本気度が、社員の行動を大きく変えるのです。
紹介者・被紹介者へのコミュニケーションを徹底する
選考プロセスの間、連絡が滞りがちになるのはよくある失敗例です。紹介してくれた社員にとっては、自分の大切な友人を預けているという気持ちがあります。人事担当者は、進捗状況の共有や感謝の伝達など、通常以上に丁寧なコミュニケーションを徹底しましょう。その誠実な対応が、社員からの信頼につながります。
リファラル採用に特化したツールを活用して運用の手間を削減する
「誰が誰を紹介して、今どの選考段階なのか」といった情報をExcelなどで手動管理するのは、非常に手間がかかり、ミスも起こりがちです。特に人事のリソースが限られている中小企業にとっては、大きな負担となります。
近年では、リファラル採用に特化したツールも提供されています。こうしたツールを活用することで、情報管理を一元化し、運用の手間を大幅に削減できます。
また、空いた時間で、候補者や社員とのコミュニケーションといった、より本質的な業務に集中できるようになります。
【関連】リファラル採用ツールおすすめ5選！メリットや選び方を徹底解説
おすすめのリファラル採用を支援するサービス「リファアルム」
リファアルムは、リファラル採用とアルムナイ採用を同時に支援するサービスです。採用は感覚的に行うものではなく、全従業員を巻き込み、「全社一丸」となって取り組むことが大切です。リファアルムを使うことにより、従業員のリファラル採用やアルムナイ採用に対する「前向きな姿勢」を引き出すことが可能です。
リファアルムを活用する具体的なメリットは下記の3つです。
1、従業員が「リファラル」「アルムナイ」に積極的に協力する、魅力的なカルチャーを形成できる。
2、創業以来のノウハウを活かし、「リファラル」「アルムナイ」だけではない採用活動全体の成功を支援。
3、協力してくれた従業員に対し、業界トップクラスのギフトラインナップで謝礼を提供。
「リファアルム」を活用してリファラル採用を推進しましょう
リファラル採用は、採用コストの削減や人材のミスマッチ防止に大きな効果が期待できる、非常に強力な採用手法です。しかし、その成功は、事前の周到な準備と、社員の協力を引き出すための丁寧な制度設計・運用にかかっています。
「リファラル採用の運用について、さらに詳しく知りたい」
「リファラル採用を始めたいが、何から手を付けたら良いか分からない」
といったお悩みをお持ちの採用担当者様も多いのではないでしょうか。
そのようなお悩みをお持ちでしたら、ぜひ弊社の「リファアルム」にご相談ください。
ただツールを入れてもリファラル、アルムナイ採用が増えるとは限りません。
当社では経験豊富な採用コンサルタントが設計から運用までワンストップで支援します。
リファラル、アルムナイ採用成功のために必要なノウハウと実務支援、マネジメントをプロの人事チームが顧客の採用成功まで伴走します。
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