リファラル採用に特化したアプリで解決できる課題とおすすめツールを紹介
採用競争が激化し、多くの企業が優秀な人材の獲得に苦戦しています。採用コストは高騰し続け、一方で入社後のミスマッチによる早期離職も後を絶ちません。このような状況下で、自社をよく知る社員の紹介によって採用を行う「リファラル採用」の重要性が、ますます高まっています。
しかし、いざリファラル採用を導入してみたものの、「制度を作っただけで、社員が誰も協力してくれない」「誰が誰を紹介したのか管理できず、Excelでの管理に限界を感じる」「インセンティブの支払いが遅れ、社員の不満につながってしまった」といった課題に直面している人事担当者様も多いのではないでしょうか。
これらの課題を解決し、リファラル採用を形骸化させずに成功へと導く強力な武器が「リファラル採用アプリ（ツール）」です。
この記事では、リファラル採用でよくある課題と、それをアプリがどのように解決するのかを解説します。
もくじ
リファラル採用アプリ（ツール）とは？
リファラル採用アプリとは、社員による人材紹介プロセスを効率化・活性化させるための専門のアプリです。
これまでExcelやスプレッドシート、あるいは口頭で行われていた煩雑な管理を、一つのシステム上で完結させることができます。具体的には、社員への募集情報の告知、友人・知人への紹介、応募者情報の一元管理、選考状況の共有、インセンティブの管理といった、リファラル採用に関わるあらゆる業務をサポートする機能を備えています。
手作業での管理に比べ、情報共有の漏れや管理工数を劇的に削減し、採用担当者と社員の双方にとって、よりスムーズで参加しやすいリファラル採用を実現します。
リファラル採用でよくある3つの課題
なぜ、多くの企業がリファラル採用にアプリを導入し始めているのでしょうか。それは、アプリがリファラル採用特有の「つまずきやすいポイント」を効果的に解決してくれるからです。
社員への周知・協力依頼がうまくいかない
「制度は作ったものの、社員に全く認知されていない」「どんな人材を募集しているのかがうまく伝わらず、紹介が生まれない」というのは、最もよくある課題です。
【アプリでの解決策】
多くのアプリには、社内への一斉告知機能や、募集情報を社員が自身のSNSで簡単にシェアできる機能が搭載されています。これにより、募集情報が社員の目に触れる機会が格段に増えます。また、求人の魅力が伝わる紹介ページを簡単に作成できるため、社員も自信を持って友人・知人に紹介しやすくなります。
紹介状況や選考プロセスが管理できない
紹介が増えてくると、「誰が誰を紹介したのか」「あの人の選考は今どこまで進んでいるのか」といった情報が属人化し、管理が追いつかなくなります。これでは、紹介してくれた社員への状況報告が遅れたり、応募者への対応が遅れたりする原因になります。
【アプリでの解決策】
アプリを使えば、紹介者、応募者、選考ステータスといった情報がすべてダッシュボードで可視化されます。採用担当者はもちろん、紹介した社員も自身の紹介した友人の選考状況をリアルタイムで確認できるため、透明性が高まり、安心して次の紹介につなげることができます。
インセンティブの管理・支払いが煩雑
「採用が決定したらインセンティブを支払う」というルールはあっても、その条件や支払い状況の管理は非常に煩雑です。支払い漏れや遅延が発生すれば、社員の信頼を損ない、制度そのものへの協力意欲を削いでしまいます。
【アプリでの解決策】
採用決定とインセンティブの支払いをシステム上で紐づけて管理できるため、支払い状況が一目瞭然になります。支払い漏れを防ぎ、承認プロセスもスムーズに行えるため、管理工数を削減しながら、社員との信頼関係を維持することができます。
リファラル採用にアプリを導入するメリット・デメリット
アプリ導入の3つのメリット
- 採用担当者の工数削減
紹介から応募までを一元管理し、情報共有や社員とのコミュニケーション、インセンティブ管理といった事務作業を大幅に効率化できます。これにより、採用担当者は候補者とのコミュニケーションなど、本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになります。 - 社員の参加率向上
スマホでいつでもどこでも手軽に紹介できるUI/UXは、社員の参加ハードルを大きく下げます。また、紹介状況が可視化されたり、ポイントが付与されたりと、ゲーム感覚で楽しめる機能が搭載されているアプリもあり、社員が楽しみながらリファラル採用に参加する文化を醸成できます。 - データ活用による制度改善
「どの部署からの紹介が多いか」「どのような職種の決定率が高いか」といったデータを簡単に収集・分析できます。勘や経験に頼るのではなく、データに基づいてインセンティブ制度を見直したり、社員への協力依頼の方法を改善したりと、継続的な制度改善（PDCA）が可能になります。
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知っておきたいデメリットと対策
- コストがかかる
当然ながら、アプリの導入には初期費用や月額費用が発生します。
【対策】
まずは無料トライアルで費用対効果を見極めましょう。また、採用単価（1人あたりの採用コスト）がどれだけ削減できるかを試算し、投資対効果を明確にすることも重要です。中小企業向けの低価格なプランを用意しているツールも多数あります。 - 導入・定着に手間がかかる
新しいツールを導入する際は、社員への説明や利用促進といったコミュニケーションコストがかかります。
【対策】 導入時の説明会開催や、運用後の活用方法までサポートしてくれる、手厚いサポート体制のツールを選びましょう。また、マニュアルを見なくても直感的に使える、操作性のシンプルなアプリを選ぶことも定着の鍵となります。
【関連】リファラル採用のデメリット9選！失敗しないための対策を徹底解説
リファラル採用アプリの選び方のポイント
数あるアプリの中から、どのアプリを選べば良いのでしょうか。自社に最適なアプリを見つけるための比較ポイントをご紹介します。
- 自社の課題を解決できるか
まずは自社の課題を明確にしましょう。「社員の参加率が低い」のであれば、SNS連携やゲーミフィケーション機能が充実しているツール。「管理工数を削減したい」のであれば、応募者管理や他システムとの連携がスムーズなツール、といったように、目的と機能が合致しているかを確認することが最も重要です。 - 社員が直感的に使えるか
どんなに高機能でも、社員が使ってくれなければ意味がありません。特にITツールに不慣れな社員でも迷わず使えるか、スマホでの操作は快適か、といった観点は必ずチェックしましょう。無料トライアルなどを活用し、複数の社員に実際に触ってもらうのがおすすめです。 - コストパフォーマンスは良いか
料金体系は、主に「月額固定制」と「成果報酬型（採用決定時に費用発生）」に分かれます。また、従業員数に応じた従量課金制のサービスも多いです。自社の採用人数や従業員規模を考慮し、最もコストパフォーマンスの良いプランを選びましょう。 - 導入後も安心して相談できるか
「導入して終わり」ではなく、その後の活用促進が成功の鍵です。導入時の設定サポートはもちろん、定期的な活用セミナーの開催や、専任担当者によるコンサルティングなど、運用を軌道に乗せるためのサポートが充実しているかを確認しましょう。 - 既存の採用管理システム（ATS）と連携できるか
すでに採用管理システム（ATS）を導入している場合は、そのシステムと連携できるかどうかも重要なポイントです。連携できれば、リファラル採用経由の応募者も他の経路の応募者と合わせて一元管理でき、採用業務全体がさらに効率化します。
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リファラル採用アプリの導入効果を最大化する3つのステップ
最後に、リファラル採用アプリを導入するだけで終わらせず、その効果を最大化するための重要なステップを3つご紹介します。
導入目的を明確にし、全社に周知する
なぜリファラル採用を強化するのか、なぜアプリを導入するのか、その目的やビジョンを経営層から自分の言葉で全社に発信することが不可欠です。「コスト削減のため」だけでなく、「会社の未来を創る仲間を、自分たちの手で見つけよう」といったポジティブなメッセージが、社員の当事者意識を高めます。
シンプルで分かりやすい制度を設計する
紹介の手順やインセンティブのルールは、誰にでも一目で理解できるよう、できる限りシンプルにしましょう。複雑なルールは、社員の参加意欲を削ぐ原因になります。アプリの導入を機に、既存の制度が複雑化していないかを見直す良い機会です。
定期的な効果測定と改善を行う
アプリ導入後は、管理画面から得られるデータを定期的に確認しましょう。「紹介数」「応募数」「決定率」などの数値を追い、成果を上げている社員や部署を表彰するなど、ポジティブなフィードバックを返すことが活性化の鍵です。うまくいかない場合も、データを基に原因を分析し、制度や告知方法を柔軟に見直していきましょう。
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おすすめのリファラル採用を支援するサービス「リファアルム」
リファアルムは、リファラル採用とアルムナイ採用を同時に支援するサービスです。採用は感覚的に行うものではなく、全従業員を巻き込み、「全社一丸」となって取り組むことが大切です。リファアルムを使うことにより、従業員のリファラル採用やアルムナイ採用に対する「前向きな姿勢」を引き出すことが可能です。
リファアルムを活用する具体的なメリットは下記の3つです。
1、従業員が「リファラル」「アルムナイ」に積極的に協力する、魅力的なカルチャーを形成できる。
2、創業以来のノウハウを活かし、「リファラル」「アルムナイ」だけではない採用活動全体の成功を支援。
3、協力してくれた従業員に対し、業界トップクラスのギフトラインナップで謝礼を提供。
「リファアルム」を活用してリファラル採用を推進しましょう
本記事では、リファラル採用アプリの必要性から、具体的なツールの選び方、そして導入後の成功のポイントまでを解説しました。
リファラル採用アプリは、単なる業務効率化ツールではありません。社員一人ひとりが自社の採用に主体的に関わる文化を醸成し、会社を強くするための強力なパートナーとなり得ます。
「リファラル採用のアプリについて、さらに詳しく知りたい」
「リファラル採用を始めたいが、何から手を付けたら良いか分からない」
そのようなお悩みをお持ちでしたら、ぜひ弊社の「リファアルム」にご相談ください。
ただツールを入れてもリファラル、アルムナイ採用が増えるとは限りません。
当社では経験豊富な採用コンサルタントが設計から運用までワンストップで支援します。
リファラル、アルムナイ採用成功のために必要なノウハウと実務支援、マネジメントをプロの人事チームが顧客の採用成功まで伴走します。
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