リファラル採用を成功させるコツとは？社員が協力したくなる運用術を解説
「コストを抑えて、自社にマッチした優秀な人材を採用したい」 多くの経営者様・人事担当者様が抱えるこの課題に対し、「リファラル採用」は非常に有効な解決策の一つです。
しかし、いざ制度を導入してみたものの、「期待したほど紹介が集まらない」「社員に協力を呼びかけても、なかなか動いてくれない」といった壁に直面している企業様も多いのではないでしょうか。
リファラル採用は、社員が「大切な知人・友人をこの会社に紹介したい」と心から思えるような、適切な仕組みと働きかけがあって初めて機能します。
本記事では、リファラル採用がうまくいかない根本的な原因を解き明かし、成功に導くための「制度設計」と「運用・風土づくり」における具体的なコツを、分かりやすく解説します。
もくじ
リファラル採用が形骸化してしまう理由とは？
具体的なコツに触れる前に、まずはリファラル採用が形骸化してしまう根本的な原因を理解することが重要です。貴社の状況と照らし合わせながら、課題を特定してみましょう。
1.社員が自社を「紹介したい」と思える状態ではない
最も根本的な原因は、社員のエンゲージメント（会社への愛着や貢献意欲）の低さです。
社員自身が、自社の事業内容やビジョン、働く環境、人間関係に魅力を感じていなければ、「大切な知人を紹介したい」という気持ちには到底なれません。むしろ、「紹介して相手に迷惑をかけたくない」という気持ちが先に立ってしまうでしょう。表面的な制度を整える前に、社員が誇りを持って働ける環境であるかを見つめ直す必要があります。
2.制度が複雑で「紹介するのが面倒」だと思われている
どんなに社員が協力的でも、紹介するための手続きが煩雑だったり、方法が分かりにくかったりすると、行動へのブレーキがかかってしまいます。
- 「誰に報告すればいいのか分からない」
- 「申請書類の記入項目が多すぎる」
- 「紹介したい友人に、どの求人情報をどう伝えればいいか分かりにくい」
このような「面倒くささ」は、社員の善意を削いでしまう大きな要因です。
3.経営層や人事の「熱意」が社員に伝わっていない
「リファラル採用制度を始めました。皆さん協力してください」と形式的にアナウンスしただけでは、社員の心は動きません。なぜ会社としてリファラル採用に力を入れるのか、その背景にある想いやビジョンが共有されていないケースです。
経営層や人事の熱意が伝わらなければ、社員にとっては「人事がまた何か新しいことを始めた」「自分には関係ない」と、他人事になってしまい、当事者意識を持って協力してもらうことは難しいでしょう。
リファラル採用を成功に導く制度設計のコツ
自社の課題が見えてきたところで、ここからは具体的な解決策を見ていきましょう。まずは、社員が行動しやすくなるための「制度設計」に関するコツを紹介します。
社員が納得し、喜んでくれるインセンティブ（報酬）を設計する
社員の協力に報いるインセンティブは、制度の重要な要素です。ポイントは、金銭的報酬と非金銭的報酬をバランス良く設計することです。
- 金銭的報酬
一般的には、採用された方の理論年収の1%～5%程度（例：年収400万円なら4万円～20万円）が相場とされています。雇用形態（正社員、アルバイト）や役職によって金額に差を設けるのが一般的です。 - 非金銭的報酬
「高額な報酬は難しい」という企業様でも工夫が可能です。食事券やギフト券、特別休暇の付与、研修参加の機会提供など、社員が「嬉しい」と感じる報酬を用意しましょう。
大切なのは、社員の貢献に対して会社がしっかりと感謝と評価を示す姿勢です。
【関連】リファラル採用のインセンティブとは？相場や制度設計のポイントを徹底解説
紹介者と候補者の双方を守るルールを明確にする
社員がリファラル採用をためらう理由の一つに、「もし不採用になったら、友人との関係が気まずくなる」という不安があります。この不安を払拭するために、明確なルール設定と周知が不可欠です。
＜ルール設定の例＞
- 選考プロセスや結果について、紹介者本人に過度な責任を問わないことを明言する。
- 選考結果の具体的な理由については、個人情報保護の観点から紹介者には開示しない。
- 紹介者には、選考結果の合否のみを伝える。
- 紹介があった時点で、紹介者に一報を入れる（「ご友人様より応募がありました。ありがとう！」など）。
これらのルールを事前にしっかり伝えることで、社員は安心して知人を紹介できます。
【関連】リファラル採用のルール設計とは？定めるべきルールと法律上の注意点を解説
紹介してほしい人物像（ペルソナ）を具体的に共有する
「誰か良い人いない？」という漠然とした依頼では、社員も誰を紹介すればよいか分かりません。求める人物像を具体的に言語化し、共有することがミスマッチを防ぐ鍵です。
- 悪い例
「営業経験のある、コミュニケーション能力が高い人」 - 良い例
「中小企業の経営者様に対し、粘り強く関係構築ができる人」「当社の『チームで成果を出す』という価値観に共感し、積極的に情報共有してくれる人」
スキルや経験だけでなく、会社のカルチャーや価値観にフィットするかどうか、という観点を具体的に伝えることで、紹介の精度が格段に上がります。
リファラル採用を成功に導く運用・風土づくりのコツ
優れた制度も、それが活用される文化がなければ意味がありません。制度を血の通ったものにするための「運用・風土づくり」に関するコツを紹介します。
経営層からリファラル採用の重要性を繰り返し発信する
社員の当事者意識を高めるためには、経営層からのトップメッセージが最も効果的です。全社集会や経営会議の議事録、社内報など、あらゆる機会を捉えて、経営者自らの言葉で語りかけましょう。
「なぜ今、リファラル採用が重要なのか」「皆さんの仲間集めが、会社の未来を創る」といった熱いメッセージは、社員の心を動かし、制度への協力を後押しします。
定期的な情報発信で「文化」として根付かせる
一度アナウンスして終わり、では制度はすぐに風化してしまいます。リファラル採用を特別なイベントではなく、会社の「文化」として根付かせるための地道な情報発信が重要です。
- 募集ポジションの定期的なリマインド（社内SNSやメーリングリストで）
- リファラル採用で入社した社員の紹介（インタビュー記事などで活躍を伝える）
- 紹介実績の共有（「今月は〇名の紹介がありました！」など）
常にリファラル採用に関する情報が社内で流れている状態を作り出しましょう。
紹介してくれた社員への「感謝」をしっかりと伝える
インセンティブの授与はもちろんですが、それ以上に「感謝の気持ち」を伝えることが、次の協力へと繋がります。
- 経営層や人事から直接お礼を言う
- 全社集会などの場で、貢献を称え、表彰する
- 社内報で紹介者と入社者の対談記事を掲載する
「自分の行動が、会社から認められ、感謝されている」という実感は、社員にとって何よりのモチベーションになります。
「不採用でも気まずくならない」安心感を醸成する
制度のルール設定だけでなく、日頃からのコミュニケーションで安心感をつくることも大切です。人事は「紹介してくれたこと、そのものが会社にとって非常にありがたい」というメッセージを伝え続けましょう。
万が一、不採用になった場合でも、紹介者に対しては「今回はご縁がなかったけれど、〇〇さん（紹介者）の大切なご友人を紹介してくれて本当にありがとう。また素敵な方がいたら、ぜひ声をかけてほしい」と丁寧にフォローすることで、次の紹介への心理的なハードルを下げることができます。
まずは「カジュアル面談」から等、紹介のハードルを下げるよう工夫する
「いきなり選考に応募するのは、友人にも勧めにくい…」と感じる社員は少なくありません。そこで有効なのが、選考の前に会社や社員について気軽に知ってもらう「カジュアル面談」の機会を設けることです。
「まずは、うちの現場リーダーとオンラインで30分話してみない？」といったように、社員が友人を誘うハードルをぐっと下げることができます。候補者にとっても、企業のリアルな雰囲気を知る良い機会となり、結果的に入社後のミスマッチ防止にも繋がります。
リファラル採用に特化したツールを活用する
近年、リファラル採用の運用を効率化・活性化させるための専用ツールやクラウドサービスが増えています。こうしたツールの活用は、成功の確率を大きく高めます。
ツールがあることで、紹介のハードルを物理的に下げることが重要です。理想は、社員がスマートフォンから数タップで知人に情報を共有し、応募まで繋げられるような手軽さです。
社員は気軽に紹介することができ、人事担当者としても管理工数の削減を実現することができるため、前述の「制度設計」から「運用」まで手軽に行うことができます。
【関連】リファラル採用ツールおすすめ5選！メリットや選び方を徹底解説
おすすめのリファラル採用を支援するサービス「リファアルム」
リファアルムは、リファラル採用とアルムナイ採用を同時に支援するサービスです。採用は感覚的に行うものではなく、全従業員を巻き込み、「全社一丸」となって取り組むことが大切です。リファアルムを使うことにより、従業員のリファラル採用やアルムナイ採用に対する「前向きな姿勢」を引き出すことが可能です。
リファアルムを活用する具体的なメリットは下記の3つです。
1、従業員が「リファラル」「アルムナイ」に積極的に協力する、魅力的なカルチャーを形成できる。
2、創業以来のノウハウを活かし、「リファラル」「アルムナイ」だけではない採用活動全体の成功を支援。
3、協力してくれた従業員に対し、業界トップクラスのギフトラインナップで謝礼を提供。
「リファアルム」を活用してリファラル採用を推進しましょう
本記事では、リファラル採用を成功させるための具体的なコツを、「制度設計」と「運用・風土づくり」の2つの側面から解説しました。
リファラル採用成功の鍵は、社員が「紹介したい」と自然に思える魅力的な会社であることを土台とした上で、協力のハードルを下げる「制度」と、協力したくなる「文化」の両輪を粘り強く回していくことにあります。
一朝一夕に成果が出るものではありません。しかし、会社と社員が一体となって取り組むことで、リファラル採用はコスト削減や定着率向上に留まらず、社員のエンゲージメントを高め、組織全体を強くする最高の採用手法となり得ます。
しかし、「リファラル採用を成功させるコツについて、さらに詳しく知りたい」
「リファラル採用を始めたいが、何から手を付けたら良いか分からない」
といったお悩みをお持ちの採用担当者様も多いのではないでしょうか。
そのようなお悩みをお持ちでしたら、ぜひ弊社の「リファアルム」にご相談ください。
ただツールを入れてもリファラル、アルムナイ採用が増えるとは限りません。
当社では経験豊富な採用コンサルタントが設計から運用までワンストップで支援します。
リファラル、アルムナイ採用成功のために必要なノウハウと実務支援、マネジメントをプロの人事チームが顧客の採用成功まで伴走します。
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