リファラル採用の具体的な方法7ステップ！制度設計から成功のコツまで徹底解説
採用手法が多様化する昨今、多くの企業が注目している「リファラル採用」。自社の社員に人材を紹介してもらうこの方法は、採用コストの削減やミスマッチの防止に繋がるとして、非常に有効な手段の一つです。
しかし、いざ導入を検討してみると、 「制度の作り方がわからない…」 「社員がなかなか協力してくれないのでは？」 「そもそも、何から手をつければいいのだろう…」 といったお悩みを抱える経営者様や人事担当者様も多いのではないでしょうか。
本記事では、リファラル採用の具体的な方法から、制度設計や成功のコツまで徹底解説します。
もくじ
リファラル採用とは？縁故採用との違い
リファラル採用とは、自社の社員に、自身の知人や友人を紹介・推薦してもらう採用手法のことです。「リファラル（referral）」は「紹介・推薦」を意味します。
社員という、会社の文化や働き方を深く理解したフィルターを通すことで、企業風土にマッチしやすく、即戦力となり得る人材に出会える可能性が高まります。
縁故採用との違い
リファラル採用と混同されがちなのが「縁故採用」です。両者の最も大きな違いは、「採用を前提としているかどうか」にあります。
- 縁故採用
特定の役員の親族などを対象に、採用をほぼ前提として行われることが多い。 - リファラル採用：
紹介された候補者は、通常の選考プロセス（書類選考や面接など）を経て、他の応募者と同様に合否が判断される。
リファラル採用は、あくまで採用候補者と出会うための「きっかけ」の一つであり、採用の公平性・客観性が担保されている点が大きな特徴です。
【関連】リファラル採用と縁故採用の違いとは？メリット・デメリットから導入の注意点まで徹底解説
なぜ今、リファラル採用が注目されているのか
リファラル採用が注目される背景には、以下のようなメリットがあります。
- 採用コストの削減
求人広告費や人材紹介会社への手数料を大幅に削減できます。 - マッチ度の高い人材の獲得
社員が自社を理解した上で「この人なら合いそうだ」という人材を紹介するため、入社後のミスマッチが起こりにくいです。 - 定着率の向上
入社前に社内の雰囲気や仕事内容についてリアルな情報を得られるため、入社後のギャップが少なく、早期離職の防止に繋がります。
これらのメリットは、特に採用にかけられるリソースが限られる企業にとっては非常に大きな魅力と言えるでしょう。
リファラル採用の具体的な方法7ステップ
それでは、実際にリファラル採用を導入し、運用していくための具体的な手順を7つのステップで解説します。
1.目的とゴール（KGI/KPI）を設定する
まずは「なぜリファラル採用を行うのか」という目的を明確にしましょう。目的が曖昧なままでは、制度が形骸化してしまう原因になります。
- 目的の例：
- エンジニア採用を強化したい
- 採用コストを年間で〇%削減したい
- 社員のエンゲージメントを高めたい
目的に合わせて、「年間で〇名採用」「採用単価を〇円に抑える」といった具体的な数値目標（KGI/KPI）を設定することで、社内での協力も得やすくなり、後の効果測定にも繋がります。
2.社内の協力体制を構築する
リファラル採用は、人事部だけで完結するものではなく、全社的な協力体制が不可欠です。
特に、経営層から「リファラル採用は会社にとって重要な取り組みである」というメッセージをトップダウンで発信してもらうことは非常に効果的です。また、各部署の管理職にも事前に目的やメリットを説明し、協力を仰ぐことで、現場の社員も動きやすくなります。
3.制度を設計する
ここがリファラル採用の成功を左右する最も重要なパートです。以下のポイントを参考に、自社に合ったルールを設計しましょう。
- 対象となる役職・ポジションの決定
- 全ポジションを対象にするのか、特定の部署や職種に限定するのかを決めます。最初は「営業職」「エンジニア」など、特に採用が急務なポジションに絞って始めるのも良いでしょう。
- 紹介から採用までのフローの明確化
- 誰に（人事部の誰に、直属の上司に、など）、どのように（申請フォーム、メール、など）紹介するのか、その後の選考プロセスはどう進むのか、といった一連の流れを分かりやすく定義します。
- インセンティブ（報酬）制度の設計
- 紹介してくれた社員への報酬を決めます。金銭だけでなく、食事券や特別休暇など、社員が喜ぶインセンティブを用意するのも効果的です。
- 報酬例：紹介された候補者が入社後半年経過したら〇万円 等
- 紹介者・被紹介者の個人情報の取り扱い
- 個人情報の取り扱いに関するルールを定め、プライバシー保護に配慮することも忘れてはいけません。
4.社員への告知と協力依頼を行う
制度が完成したら、全社員に向けて告知します。ただ「制度ができました」と伝えるだけでは不十分です。
- 全社朝礼や定例会議の場で説明の時間を設ける
- 社内報やビジネスチャットツールで定期的にリマインドする
- 「なぜこの制度を始めたのか」「どんな人材を求めているのか」を具体的に、情熱をもって伝える
といった工夫で、社員の当事者意識を高めましょう。
【関連】リファラル採用の社内告知のやり方とは？成功に導く進め方と3つのコツ
5.候補者とのカジュアルな接点を作る
紹介されたからといって、すぐに応募・面接となるのは候補者にとってハードルが高い場合があります。
まずは「〇〇さんと一緒にランチでもどうですか？」「会社の近くに来る際に、少しお話しませんか？」といった、カジュアルな面談の場を設けるのがおすすめです。リラックスした雰囲気で会社の魅力を伝えることで、候補者の入社意欲を高めることができます。
6.通常の選考プロセスを実施する
カジュアルな面談を経て、候補者が選考に進むことを希望したら、通常の選考プロセスに移行します。
ここで重要なのは、紹介者だからといって特別扱いせず、他の応募者と同様の客観的な基準で選考を行うことです。この公平性が、制度への信頼を保つ上で不可欠です。
7.結果のフィードバックと制度の改善を行う
選考結果が出たら、採用・不採用に関わらず、必ず紹介してくれた社員へ速やかに報告し、協力への感謝を伝えましょう。この丁寧なフォローが、次の紹介へと繋がります。
また、「紹介が少ない部署はどこか」「どのプロセスに課題があるか」など、定期的に制度の利用状況を分析し、改善を続けるPDCAサイクルを回していくことも重要です。
【関連】リファラル採用の成功率を上げる改善策とは？制度設計から社内文化の醸成まで徹底解説
リファラル採用を成功に導く4つのコツ
制度を整えるだけでなく、より成果を出すためには以下の4つの本質的なポイントを意識することが大切です。
1.社員が「紹介したい」と思える魅力的な会社作り
根本的なことですが、これが最も重要です。社員が自社の商品やサービス、ビジョン、そして共に働く仲間に誇りを持っていなければ、大切な友人や知人を紹介しようとは思えません。
日頃から社員エンゲージメントを高める努力（良好な人間関係の構築、適切な評価制度、働きやすい環境整備など）を行うことが、リファラル採用成功の最大の鍵となります。
2.紹介のハードルを下げる仕組み作り
「知り合いはいるけど、どう紹介したらいいか分からない」という社員は少なくありません。
- SNSで簡単にシェアできる紹介文のテンプレートを用意する
- 紹介専用のシンプルなWebフォームを作成する
- 募集ポジションの魅力や仕事内容をまとめた資料を共有する
など、社員が「これなら気軽にできそう」と思えるような、紹介のハードルを下げる工夫を凝らしましょう。
3.紹介してくれた社員への丁寧なフォロー
インセンティブはもちろん大切ですが、それ以上に「自分のために会社が動いてくれた」「丁寧に話を聞いてくれた」という経験が、社員のモチベーションを高めます。
プロセスをこまめに共有し、結果に関わらず感謝を伝える。この人間的なコミュニケーションを大切にすることが、制度を活性化させ、持続可能なものにしていきます。
4.リファラル採用に特化したツールを活用した運用
近年、リファラル採用の運用を効率化・活性化させるための専用ツールやクラウドサービスが増えています。こうしたツールの活用は、成功の確率を大きく高めます。
ツールがあることで、社員は気軽に紹介することができ、人事担当者としても管理工数の削減を実現することができます。
アナログな運用では管理が難しく、形骸化しやすいリファラル採用も、ツールを活用することで制度として定着させやすくなります。
リファラル採用で失敗を防ぐためのポイント
最後に、リファラル採用を進める上で注意すべき点と、その対策について解説します。
法律（職業安定法）に抵触しない報酬設計
社員へのインセンティブが高額すぎると、職業安定法で定められた「職業紹介」と見なされ、許可なく行うと違法となる可能性があります。
報酬は、社会通念上、常識的な範囲（数万円～数十万円程度）に設定し、給与や賞与の一部として支払うのが一般的です。制度設計の際は、この点に十分注意してください。
【関連】リファラル採用の報酬制度とは？金額の相場から制度設計のコツまで解説
不採用時の人間関係への配慮
万が一、紹介された候補者が不採用となった場合、紹介者と候補者の人間関係が悪化してしまうリスクがあります。
不採用の事実を伝える際は、紹介者に最大限配慮し、候補者の人格を否定するような伝え方は避けましょう。事前に「不採用になる可能性もある」ことを双方に伝えておくことも大切です。
多様性が失われるリスクへの対策
リファラル採用に偏りすぎると、社員と似たような価値観や経歴を持つ人材ばかりが集まり、組織の多様性が失われる可能性があります。
リファラル採用はあくまで採用チャネルの一つと捉え、求人広告や人材紹介など、他の採用手法とバランス良く組み合わせることが、強い組織作りには不可欠です。
おすすめのリファラル採用を支援するサービス「リファアルム」
リファアルムは、リファラル採用とアルムナイ採用を同時に支援するサービスです。採用は感覚的に行うものではなく、全従業員を巻き込み、「全社一丸」となって取り組むことが大切です。リファアルムを使うことにより、従業員のリファラル採用やアルムナイ採用に対する「前向きな姿勢」を引き出すことが可能です。
リファアルムを活用する具体的なメリットは下記の3つです。
1、従業員が「リファラル」「アルムナイ」に積極的に協力する、魅力的なカルチャーを形成できる。
2、創業以来のノウハウを活かし、「リファラル」「アルムナイ」だけではない採用活動全体の成功を支援。
3、協力してくれた従業員に対し、業界トップクラスのギフトラインナップで謝礼を提供。
「リファアルム」を活用してリファラル採用を推進しましょう
本記事では、リファラル採用の具体的な方法を7つのステップで解説しました。
リファラル採用は、単に採用コストを削減するためのテクニックではありません。社員との信頼関係を基盤とし、全社一丸となって会社の未来を創る仲間を探す、非常に意義のある活動です。
しかし、「リファラル採用について、さらに詳しく知りたい」
「リファラル採用を始めたいが、何から手を付けたら良いか分からない」
といったお悩みをお持ちの採用担当者様も多いのではないでしょうか。
そのようなお悩みをお持ちでしたら、ぜひ弊社の「リファアルム」にご相談ください。
ただツールを入れてもリファラル、アルムナイ採用が増えるとは限りません。
当社では経験豊富な採用コンサルタントが設計から運用までワンストップで支援します。
リファラル、アルムナイ採用成功のために必要なノウハウと実務支援、マネジメントをプロの人事チームが顧客の採用成功まで伴走します。
リファラル採用、そして採用活動全体でお困りのことがございましたら、まずはお気軽に下記よりお問い合わせください。