リファラル採用のよくある課題7選！成功に導く解決策を解説
「採用コストを抑えられ、自社にマッチした人材が見つかりやすい」 そんなメリットに惹かれてリファラル採用を導入したものの、「期待していたほど社員からの紹介が集まらない」「制度が形骸化してしまっている」といった課題を抱えている経営者や人事担当者の方も多いのではないでしょうか。
リファラル採用は、多くの企業にとって有効な採用手法となり得ますが、成功のためにはいくつかの”つまずきやすいポイント”を理解し、対策を講じる必要があります。
本記事では、リファラル採用でよくある7つの課題を深掘りし、その根本原因と成功に導くための具体的な解決策を徹底解説します。
もくじ
リファラル採用とは？
まず、リファラル採用の基本的な定義とメリットを簡単におさらいしておきましょう。
リファラル採用とは、自社の社員に知人や友人を紹介してもらい、選考を行う採用手法のことです。従来の求人広告や人材紹介サービスとは異なり、社員の個人的なネットワークを活用する点が最大の特徴です。
この手法には、企業・社員・応募者の三者にそれぞれメリットがあります。
- 企業側のメリット
採用コストの大幅な削減、社員によるスクリーニングによるミスマッチの低減、定着率の向上が期待できます。 - 社員側のメリット
インセンティブ（報酬）による満足度向上や、「会社に貢献できた」というエンゲージメントの向上が見込めます。 - 応募者側のメリット
社員から社風や働き方といったリアルな情報を事前に得られるため、入社後のギャップが少なく、安心して応募できます。
リファラル採用でよくある7つの課題
多くのメリットがある一方で、リファラル採用の運用がうまくいかない企業は少なくありません。ここでは、よくある課題を「制度・仕組み」「社員のマインド」「採用プロセス」の3つの側面に分けて解説します。
制度・仕組みに関する課題
制度の認知・理解が不足している
「制度を導入した当初は説明会を開いたきり、その後は特に何もアナウンスしていない」ということはないでしょうか。制度の存在自体が忘れられたり、どんな目的で、どのように紹介すれば良いのかが社員に正しく理解されていなかったりするケースは非常に多いです。
紹介のプロセスが複雑で面倒
紹介するにあたって、何枚も書類を書かせる、専用システムの入力項目が多すぎるなど、プロセスが煩雑だと社員は「面倒くさい」と感じてしまいます。通常業務で忙しい中、わざわざ手間のかかることをしようと思う社員は少ないでしょう。
報酬が魅力的でない、または不公平感がある
紹介者へのインセンティブは、協力意欲を高める重要な要素です。しかし、その金額が労力に見合わないほど低かったり、「正社員の紹介のみ」など対象が限定的で不公平感があったりすると、社員のモチベーションは上がりません。
社員のマインドに関する課題
「紹介する責任」を重く感じてしまう
社員が最も懸念するのが、紹介した友人との人間関係です。「もし友人が不採用になったら気まずい」「もし入社後にすぐ辞めてしまったら、会社にも友人にも申し訳ない」といった心理的な負担が、紹介へのブレーキになってしまいます。
自社へのエンゲージメントが低い
当然のことながら、社員自身が自社の商品やサービス、働く環境に満足していなければ、「大切な友人にこの会社を勧めたい」とは思えません。リファラル採用の協力度が低い場合、それは社員のエンゲージメントが低下しているサインかもしれません。
「どんな人を紹介すれば良いか」が分からない
会社側が「誰か良い人いたら紹介して」と漠然と依頼しているだけでは、社員は何を基準に探せばよいか分かりません。「自分の友人はうちの会社に合わないだろう」と、社員自身が候補者を絞り込みすぎている可能性もあります。
採用プロセスに関する課題
紹介後のミスマッチや不採用時のフォロー
「社員の紹介だから」と、選考基準を曖昧にしてしまうのは危険です。また、不採用になった際の紹介者・被紹介者へのフォローが不十分だと、「友人の顔に泥を塗ってしまった」「会社に裏切られた」といった不信感につながり、制度そのものへの信頼を失墜させてしまいます。
リファラル採用の課題に対する解決策
これらの課題は、適切な対策を講じることで乗り越えられます。ここでは、具体的な解決策を3つのステップでご紹介します。
制度・仕組みを見直す
- 定期的な周知と情報発信を徹底する
月1回の定例会議や朝礼、社内チャットツールなどで、現在募集中のポジションや求める人物像、紹介の成功事例などを繰り返しアナウンスしましょう。「リファラル採用強化月間」などを設けるのも効果的です。 - 紹介フローを可能な限りシンプルにする
紹介は、専用のGoogleフォームやチャットで「友人の名前と連絡先を送るだけ」など、社員の手間を極限まで減らす工夫が重要です。最初の接点は人事担当者が引き受けることで、紹介のハードルを大きく下げられます。 - 魅力的で公平なインセンティブを設計する
金銭的な報酬だけでなく、「食事券」「特別休暇」「希望部署への異動検討」など、ユニークな非金銭的報酬を用意するのも良いでしょう。また、アルバイトや業務委託の紹介にも少額のインセンティブを設定するなど、全従業員が参加しやすい公平な制度を目指しましょう。
社員の協力体制を築く
- 心理的ハードルを下げる工夫をする
「いきなり選考」ではなく、「まずはランチに誘うだけ」「カジュアルな会社説明会に連れてくるだけ」といった、気軽なステップを用意しましょう。紹介者である社員の責任感を和らげ、「とりあえず話を聞いてみない？」と声をかけやすくなります。 - 会社や仕事の魅力を社内に発信する（エンゲージメント向上）
自社のビジョンや社会貢献性、顧客からの感謝の声、社員の活躍などを社内報やイントラネットで積極的に共有しましょう。社員が自社に誇りを持ち、「この会社で一緒に働きたい」と思える環境づくりが、リファラル採用の最も重要な土台となります。 - 求める人物像（ペルソナ）を明確に共有する
「〇〇のスキルを持つ人」「〇〇な価値観に共感してくれる人」といった具体的な人物像（ペルソナ）を言語化して共有しましょう。これにより、社員は自分の知人の中から誰が候補者になり得るかをイメージしやすくなります。
丁寧な採用プロセスを設計する
- リファラル採用専用の選考基準を設ける
通常の選考と同様に、客観的な基準で合否を判断することを事前に全社員へ伝えておきましょう。「紹介だからといって無条件で合格するわけではない」という共通認識を持つことが、公平性を保つ上で不可欠です。 - 不採用時のフォロー体制を構築する
万が一不採用となった場合は、紹介者と被紹介者の双方に、まず感謝の意を伝えます。その上で、可能な範囲で誠実に理由を説明し、丁寧なコミュニケーションを心がけることで、人間関係の悪化を防ぎます。 - 紹介者・被紹介者へこまめに進捗を報告する
選考プロセスがどうなっているか分からない状態は、双方にとって不安なものです。「書類選考通過しました」「次回は〇日に面接です」など、こまめに進捗を報告することで、安心感と信頼感を醸成できます。
リファラル採用の課題解決に有効なサービスの活用
自社内での改善努力と並行して、外部サービスを活用することも、リファラル採用を成功させるための有効な手段です。
リファラル採用専用ツールの活用
近年、リファラル採用を効率化・活性化させるための専用ツール（SaaS）が登場しています。これらのツールは、主に以下のような機能を提供します。
- 手軽な紹介プロセス
社員がスマートフォンアプリなどから、簡単な操作で友人を紹介できます。 - 進捗の可視化
紹介から選考、採用までの状況を社員と人事担当者がリアルタイムで共有できます。 - インセンティブ管理
採用が決定した際のインセンティブの支払いや管理を自動化できます。
これらのツールを活用することで、特に「紹介プロセスが複雑で面倒」といった課題の解決に繋がります。また、スマートフォン等で手軽に操作できるアプリであれば、社員が取り組む際のハードルが低いことも魅力です。
【関連】リファラル採用ツールおすすめ5選！メリットや選び方を徹底解説
採用支援サービスの活用
ツールが「仕組み」の課題を解決するのに対し、採用支援サービスは、より根本的な「戦略」や「制度設計」「実行リソース」といった課題の解決をサポートします。
- 「そもそも自社に合った制度やインセンティブが分からない」
- 「社員のエンゲージメントを高める方法が知りたい」
- 「採用担当者が兼務で、活性化施策まで手が回らない」
中小企業では、こうした悩みを抱えるケースが少なくありません。採用支援サービスでは、採用のプロフェッショナルが課題を丁寧にヒアリングし、制度設計から具体的な活性化施策の企画・実行まで伴走するサービスもあります。ツール導入だけでは解決できない、より本質的な課題解決を目指す場合に有効な選択肢です。
おすすめのリファラル採用を支援するサービス「リファアルム」
リファアルムは、リファラル採用とアルムナイ採用を同時に支援するサービスです。採用は感覚的に行うものではなく、全従業員を巻き込み、「全社一丸」となって取り組むことが大切です。リファアルムを使うことにより、従業員のリファラル採用やアルムナイ採用に対する「前向きな姿勢」を引き出すことが可能です。
リファアルムを活用する具体的なメリットは下記の3つです。
1、従業員が「リファラル」「アルムナイ」に積極的に協力する、魅力的なカルチャーを形成できる。
2、創業以来のノウハウを活かし、「リファラル」「アルムナイ」だけではない採用活動全体の成功を支援。
3、協力してくれた従業員に対し、業界トップクラスのギフトラインナップで謝礼を提供。
リファラル採用の取り組みに課題がある企業様は、「リファアルム」にお問い合わせください
リファラル採用を成功させるためには、ただ制度を導入するだけでは不十分です。今回ご紹介したような課題と向き合い、分かりやすく、協力しやすい「制度・仕組み」を整え、紹介者も応募者も安心できる「丁寧な採用プロセス」を設計することが大切です。
社員一人ひとりと向き合い、全社で協力体制を築いていくプロセスは、採用力の強化だけでなく、エンゲージメントの高い、より強い組織づくりにも繋がるはずです。
しかし、「リファラル採用の課題解決において、専門家のアドバイスが欲しい」
「リファラル採用を始めたいが、何から手を付けたら良いか分からない」
といったお悩みをお持ちの採用担当者様も多いのではないでしょうか。
そのようなお悩みをお持ちでしたら、ぜひ弊社の「リファアルム」にご相談ください。
ただツールを入れてもリファラル、アルムナイ採用が増えるとは限りません。
当社では経験豊富な採用コンサルタントが設計から運用までワンストップで支援します。
リファラル、アルムナイ採用成功のために必要なノウハウと実務支援、マネジメントをプロの人事チームが顧客の採用成功まで伴走します。
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