「採用活動を行っても、なかなか応募が集まらない」 「日々の面接日程調整やメール対応に追われ、肝心の面接や戦略立案に時間が割けない」 「担当者が自分一人しかおらず、孤独を感じている」

今、多くの企業の経営者様や人事担当者様から、このような切実なご相談をいただきます。 特に、事業が成長フェーズにある企業ほど、人手不足の解消が急務であるにもかかわらず、そのための「採用活動」自体にマンパワーが足りていないというジレンマに陥りがちです。

この状況を打破し、持続的に優秀な人材を獲得し続けるために必要なのが、組織として戦う「採用チーム」の立ち上げです。

本コラムでは、ゼロから採用チームを立ち上げるための具体的な手順や、少人数でも大きな成果を生み出すための組織づくりのポイントについて、詳しく解説します。

なぜ今、「採用チーム」の立ち上げが必要なのか？

企業の規模にかかわらず、採用を「個人の業務」ではなく「チームのプロジェクト」として捉えることには、大きな意義があります。

1. 採用市場の激化と業務の複雑化

かつてはハローワークや求人媒体への掲載が採用活動の大部分を占めていました。しかし現在は、ダイレクトリクルーティング、SNS採用、リファラル採用、エージェント活用など、手法が高度化・複雑化しています。 これら全てを一人、あるいは片手間の兼務担当者が高いレベルで実行するのは物理的に不可能です。チームとして役割を分担し、専門性を高めていかなければ、競合他社に埋もれてしまいます。

2. 「属人化」からの脱却

「あの人が辞めたら、採用ノウハウが何も残らない」 これは中小企業でよくあるリスクです。特定の担当者の個人的なスキルや感覚に頼った採用は、その人がいなくなった瞬間に機能不全に陥ります。チームとして活動し、情報を共有・蓄積することで、組織としての資産（採用力）を残すことができます。

3. 全社採用（スクラム採用）への土台作り

採用は本来、人事部だけのものではなく、現場の社員や経営陣も含めた「全社」で取り組むべき経営課題です。 採用チームを立ち上げることは、単に人事部の人員を増やすことではありません。現場社員を巻き込み、会社全体で採用に向き合う「スクラム採用」を実現するための、司令塔を作ることと同義なのです。

失敗しない採用チーム立ち上げの5ステップ

では、実際にどのような手順で採用チームを立ち上げればよいのでしょうか。失敗しないための5つのステップをご紹介します。

1.採用目標（KGI・KPI）の明確化

チームを作る前に、まずはゴールを設定します。 「今年は5人採用したい」といった単純な人数（KGI：重要目標達成指標）だけでなく、その達成に向けたプロセス指標（KPI：重要業績評価指標）まで落とし込むことが重要です。

・KGIの例
　・営業職の中途採用3名（〇月までに）
・KPIの例
　・母集団形成数（エントリー数）：〇〇件
　・面接実施数：〇〇件
　・内定承諾率：〇〇％

目標が曖昧だと、チームメンバーは何を優先して動けばいいか分からなくなります。「どんなスキルを持った人が、いつまでに、なぜ必要なのか」というペルソナ（人物像）設定も含め、解像度の高い目標を共有しましょう。

【関連】採用計画の立て方5ステップとは？現代の採用計画に欠かせない「資産化」の視点も解説

2.必要な業務の洗い出しと役割分担

採用活動には、想像以上に細かいタスクが存在します。まずはこれらを全て洗い出しましょう。

・採用計画の立案
・求人票の作成・更新
・スカウトメールの送信
・応募者対応・日程調整
・面接・面談
・内定者フォロー
・入社受け入れ準備

洗い出したタスクを、誰が担当するか振り分けます。ここで重要なのは、「人事が全てやる」と考えないことです。例えば、「一次面接は現場の若手社員」「最終面接は社長」「求人票の専門的な記述は現場マネージャー」といったように、適材適所で分担します。

3.メンバーの選定とアサイン

役割分担が見えてきたら、具体的なメンバーを選定します。 人事担当者だけでなく、現場で活躍しているエース社員や、会社のビジョンを熱く語れるメンバーを巻き込むのが成功の秘訣です。

ただし、現場社員は本業で忙しいのが常です。「採用活動への協力は評価につながる」という制度設計や、経営陣から「採用は最重要事項である」というメッセージを発信してもらうなど、協力しやすい土壌を作ることも、立ち上げリーダーの大切な仕事です。

4.コミュニケーションフローの設計

チームが動き出すと、情報共有のスピードが命になります。 「Aさんの面接結果はどうだったか？」「次は誰が連絡するのか？」といった情報の行き違いは、候補者へのレスポンス遅れを招き、辞退につながる致命的なミスになります。

・定例ミーティング
　週に1回30分など、進捗と課題を確認する場を設ける。
・チャットツールの活用
　SlackやChatworkなどで採用専用チャンネルを作り、リアルタイムで報告し合う。

このように、ストレスなく情報が流れる仕組みを最初に設計しておきましょう。

5.採用ツールの導入検討

チームで動くとなると、エクセルでのアナログな管理には限界が来ます。 候補者の情報を一元管理できるATS（採用管理システム）や、社員紹介を管理するリファラル採用ツールなどの導入を検討しましょう。 初期コストはかかりますが、日程調整やメール送信などの事務作業を自動化・効率化できれば、チームメンバーは「候補者との対話」という本質的な業務に集中できるようになります。

【関連】採用管理システム（ATS）一覧比較！失敗しない選び方とアルムナイ採用への活用法

採用チームに必要な役割とスキル

採用チームを組成する際、以下の3つの役割（機能）を意識するとスムーズです。少人数の場合は一人が複数を兼任しても構いませんが、「今、自分はどの帽子を被っているか」を意識することが大切です。

プロジェクトマネージャー（PM）

チームの司令塔です。全体の戦略を描き、進捗（KPI）を管理し、メンバーのお尻を叩く役割です。経営陣と現場の橋渡し役も担います。全体を俯瞰する視点と、推進力が求められます。

リクルーター

候補者と直接コミュニケーションを取り、自社の魅力を伝え、入社意欲を高める（動機付けする）役割です。 人事担当者だけでなく、候補者と年齢や職種が近い現場社員がこの役割を担うことで、候補者は「実際に働くイメージ」を持ちやすくなり、採用成功率が上がります。

オペレーター（日程調整・事務）

スムーズな選考体験（キャンディデート・エクスペリエンス）を作るための要です。 「連絡が早い」「案内が丁寧」といった事務的な対応の質は、会社の信頼性に直結します。正確性とスピードが求められるポジションです。

少人数の採用チームでも成果を出すポイントは「巻き込み力」

「そうは言っても、うちは人事担当が私一人だけ。現場も忙しくて協力してくれない」 そんな悩みを抱える方も多いでしょう。予算も人員も潤沢にある大企業でない限り、専任の採用チームを何人も抱えるのは現実的ではありません。

そこで重要になるのが、「社員全員を採用チームの一員にする」という発想の転換です。

人事が「孤立」しない仕組みを作る

採用担当者が孤独に頑張るのではなく、既存の社員を巻き込んでいく「巻き込み力」こそが、これからの採用チーム立ち上げの鍵となります。 社員に「採用は人事の仕事」と思わせず、「自分たちの新しい仲間を探す活動」と捉えてもらうのです。

リファラル採用・アルムナイ採用の活用

孤立しない仕組みの具体的な手法として最も効果的なのが、「リファラル採用（社員紹介）」と「アルムナイ採用（退職者の再雇用）」です。

• リファラル採用
  社員が知人や友人に声をかけ、自社に紹介する。
• アルムナイ採用
  過去に退職した社員と繋がりを持ち続け、タイミングを見て再入社を促す。

これらは、外部の求人広告やエージェントに頼り切る採用とは異なり、自社のカルチャーをよく知る人たちが介在するため、以下のようなメリットがあります。

1. ミスマッチが少ない
   社風や実情を知った上で紹介・応募するため、定着率が高い。
2. 採用コストの削減
   高額な掲載費や紹介手数料がかからない。
3. 潜在層へのアプローチ
   転職市場に出ていない優秀な人材に出会える。

つまり、リファラル採用やアルムナイ採用の制度を整えること自体が、「全社員がリクルーターとなる最強の採用チーム」を立ち上げることになるのです。

【関連】主な採用手法10選。おすすめの手法や採用成功の鍵を紹介

おすすめのリファラル採用・アルムナイ採用を支援するサービス「リファアルム」

リファアルムは、リファラル採用とアルムナイ採用を同時に支援するサービスです。採用は感覚的に行うものではなく、全従業員を巻き込み、「全社一丸」となって取り組むことが大切です。「リファアルム」を使うことにより、従業員のリファラル採用やアルムナイ採用に対する「前向きな姿勢」を引き出すことが可能です。

1、従業員が「リファラル」「アルムナイ」に積極的に協力する、魅力的なカルチャーを形成できる。
2、創業以来のノウハウを活かし、「リファラル」「アルムナイ」だけではない採用活動全体の成功を支援。
3、協力してくれた従業員に対し、業界トップクラスのギフトラインナップで謝礼を提供。

リファラル採用・アルムナイ採用でお困りの企業様は、「リファアルム」にお問い合わせください

採用チームの立ち上げは、決して大企業だけのものではありません。むしろ、マンパワーが限られている企業こそ、チーム化による効率化と、全社を巻き込む体制づくりが必要です。

まずは現場のリーダーを一人巻き込むところから始めてみませんか？ その一歩が、貴社の採用力を底上げし、ひいては会社全体を強くする大きな転換点になるはずです。

もし「自社に合ったチーム構成が分からない」「リファラル採用を始めたいが制度設計に不安がある」という場合は、ぜひ弊社の「リファアルム」にご相談ください。

ただツールを入れてもリファラル、アルムナイ採用が増えるとは限りません。

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