「全社員に向けてリファラル採用の告知をしたけれど、最初の1ヶ月しか盛り上がらなかった」 「社員に協力を仰いでいるが、『誰かいい人いない？』と聞くだけになってしまっている」

採用難易度が高まる昨今、多くの企業がリファラル採用（社員紹介採用）に注目しています。しかし、いざ導入してみると、上記のように「継続しない」「自然消滅してしまう」という悩みを抱える人事担当者様は少なくありません。

なぜ、多くのリファラル採用はうまくいかないのでしょうか？ その最大の原因は、個人の「善意」や人事の「マンパワー」に依存し、「仕組み化」ができていないことにあります。

リファラル採用は、単なる「紹介キャンペーン」ではなく、組織文化として根付かせるべき採用手法です。今回は、リファラル採用を一過性のブームで終わらせず、継続的に成果を出し続けるための「仕組み化」の具体的なステップについて、詳しく解説します。

なぜリファラル採用に「仕組み化」が必要なのか？

まずは、なぜ多くの企業でリファラル採用が形骸化してしまうのか、その原因と、仕組み化することによるメリットを整理しておきましょう。

多くの企業が陥るリファラル採用「形骸化」の原因

リファラル採用が失敗するパターンは、大きく分けて以下の3つに集約されます。

1. 認知不足（忘れ去られる）
   制度導入時に一度アナウンスしたきりで、その後情報発信がないパターンです。社員は日々の業務に追われているため、常に採用のことを考えているわけではありません。「そういえばそんな制度もあったな」と忘れ去られてしまえば、紹介は生まれません。
2. 紹介プロセスの面倒さ（ハードルが高い）
   「紹介したい友人はいるけれど、人事への連絡方法が面倒」「履歴書を回収して提出するのが手間」といった物理的なハードルです。手続きが複雑だと、社員の熱量はすぐに冷めてしまいます。
3. 心理的ハードル（気まずさへの不安）
   最も根深いのがこの問題です。「もし紹介して不採用になったら、友人との関係が気まずくなる」「会社での自分の評価に影響するのではないか」という不安です。この心理的安全性への配慮が欠けていると、社員はアクションを起こせません。

これらの課題は、単なる呼びかけだけでは解決できません。だからこそ、誰がいつ行っても運用が回る「仕組み」が必要なのです。

リファラル採用の仕組み化がもたらすメリット

リファラル採用を正しく仕組み化できれば、企業にとって計り知れないメリットがあります。

• 採用コストの大幅な削減
  人材紹介エージェントや求人広告費への依存度が下がり、採用単価（Cost Per Hire）を劇的に抑えることができます。
• マッチ度の高い人材の獲得と定着
  社風や業務内容を理解している社員が紹介するため、ミスマッチが起こりにくく、入社後の定着率が高い傾向にあります。
• エンゲージメントの向上
  「自分の友人を呼びたい」と思える会社であることは、既存社員の帰属意識（エンゲージメント）が高い証拠でもあります。リファラル採用が活発な組織は、結果として組織力も強化されていきます。

【関連】リファラル採用のメリット7選！デメリットや成功のコツも徹底解説

リファラル採用を成功させる「仕組み化」5つのステップ

それでは、実際にリファラル採用を仕組み化するための具体的な手順を、5つのステップで解説します。

1.制度設計とターゲットの明確化

リファラル採用の仕組み化で最初に行うべきなのは、社員が迷わないための「基準作り」です。

・ターゲットの解像度を上げる
単に「優秀な人を紹介して」と伝えても、社員は誰を紹介していいか分かりません。「営業職」というだけでなく、「顧客の課題解決に喜びを感じる人」「〇〇業界での経験が3年以上ある人」など、具体的なペルソナ（人物像）を言語化し、社員に共有しましょう。

・インセンティブの設計
紹介報酬（インセンティブ）は重要ですが、金額が高ければ良いというものではありません。むしろ高額すぎると「友人を売っているようで嫌だ」という心理が働くこともあります。 数万円〜数十万円の金銭的報酬に加え、「社長との会食券」や「特別休暇」など、自社らしいユニークな特典を用意するのも効果的です。重要なのは、紹介行動に対する「感謝」を形にすることです。

【関連】リファラル採用の制度設計とは？成功に導く運用のコツ

2.紹介フローの簡素化（ハードルを下げる）

社員の手間を極限まで減らすことが、紹介数を増やす鍵となります。

・「まずはカジュアル面談から」という入り口
いきなり「選考への応募」を求めると、紹介する側もされる側も身構えてしまいます。「まずは人事担当とざっくばらんに話すだけ」「オフィス見学に来てみるだけ」といった、選考要素のない「カジュアル面談」を入り口に設定しましょう。

・紹介ツールの整備
専用の紹介カードや、SNSで簡単に送れる募集要項URLを用意します。「このURLをLINEで送るだけ」という状態まで簡素化することで、ふと思い立った瞬間に紹介アクションを起こせるようになります。

3.社内広報と認知拡大

制度を作っても、知られなければ意味がありません。「認知」を維持するための継続的な広報活動が必要です。

・タッチポイント（接点）を増やす
朝礼や全社ミーティングで月に一度は必ずリファラル採用の進捗や募集状況を共有する時間を設けたり、社内チャットで募集ポジションの更新情報や、採用成功事例を定期的に配信することで、社員とのタッチポイントを増やすことで認知を維持することができます。
オフィス内の目につく場所（休憩スペースやトイレなど）にポスターを掲示し、視覚的に訴求することも効果的です。

・募集要項のアップデート
「ずっと同じ求人が出ている」状態は、社員に「本当に採用する気があるのか？」という疑念を抱かせます。急募のポジションや、採用要件の変更などをこまめに発信し、鮮度を保ちましょう。

【関連】リファラル採用の社内告知のやり方とは？成功に導く進め方と3つのコツ

4.協力者へのフィードバックと称賛

リファラル採用において最も重要なのが、紹介してくれた社員へのケアです。

・結果に関わらず感謝を伝える
採用に至らなかった場合でも、紹介してくれたこと自体への感謝を必ず伝えましょう。「せっかく紹介したのに、その後どうなったか分からない」という状態（サイレントお祈り状態）は、社員の不信感を招き、二度と紹介してくれなくなります。 不採用の場合でも、丁寧なフィードバックを行うことで、「また良い人がいたら紹介しよう」という気持ちを維持できます。

・称賛文化の醸成
採用が決まった際は、紹介してくれた社員を全社で称賛しましょう。「どんな関係性の友人だったのか」「どんな声掛けをしたのか」といったエピソードを共有することで、他の社員にとっても「紹介のヒント」になります。

5.PDCAサイクルの確立

仕組み化の仕上げは、数値を元にした改善サイクルを回すことです。

・認知率： 制度が社員に知られているか？
・紹介数： どれくらいの紹介が発生しているか？
・選考通過率： 紹介された人材の質はどうか？
・決定数： 最終的に何名採用できたか？

これらの指標を毎月モニタリングし、「紹介が少ないなら広報を強化する」「選考通過率が低いならターゲット周知を見直す」といった具体的な改善アクションにつなげます。

【関連】リファラル採用の成功率を上げる改善策とは？制度設計から社内文化の醸成まで徹底解説

リファラル採用の仕組み化は「アナログ」と「デジタル」の融合がポイント

リファラル採用を成功させるためには、社員の感情に寄り添う「アナログ」な側面と、運用を効率化する「デジタル」な側面の両立が不可欠です。

社員のエンゲージメントを高める（アナログ）

リファラル採用の前提にあるのは、「自社が好き」「友人に勧めたい」という社員の想いです。 そのためには、日頃から社員の声に耳を傾け、働きやすい環境を整えることが重要です。また、リファラル採用自体を「仲間集めのお祭り」のようにイベント化し、楽しんで取り組めるような雰囲気作り（アナログなコミュニケーション）も人事の腕の見せ所です。

運用工数を削減するツールの活用（デジタル）

一方で、社員数が増えるほど、誰が誰を紹介したか、進捗はどうなっているかといった管理は複雑になります。Excelやメールでの管理は、転記ミスや連絡漏れのリスクがあり、人事担当者の大きな負担となります。

ここで役立つのが、リファラル採用専用のツールです。 ツールの導入により、以下のようなメリットが得られます。

・求人情報の自動周知： 社員へのメールやチャット通知を自動化。
・紹介フローのスマホ完結： 社員はアプリやWebから数タップで紹介可能。
・進捗の可視化： 紹介した社員自身が、友人の選考状況を確認できるため、人事への問い合わせが減る。
・データ分析の容易化： どの部署が協力的か、どのチャネルからの紹介が多いかなどを即座に分析可能。

人の温かみが必要な「声掛け」や「面談」には時間を使い、事務的な「管理」や「周知」はデジタルで効率化する。このバランスこそが、持続可能なリファラル採用の秘訣です。

【関連】リファラル採用ツールおすすめ5選！メリットや選び方を徹底解説

おすすめのリファラル採用・アルムナイ採用を支援するサービス「リファアルム」

リファアルムは、リファラル採用とアルムナイ採用を同時に支援するサービスです。採用は感覚的に行うものではなく、全従業員を巻き込み、「全社一丸」となって取り組むことが大切です。「リファアルム」を使うことにより、従業員のリファラル採用やアルムナイ採用に対する「前向きな姿勢」を引き出すことが可能です。

1、従業員が「リファラル」「アルムナイ」に積極的に協力する、魅力的なカルチャーを形成できる。
2、創業以来のノウハウを活かし、「リファラル」「アルムナイ」だけではない採用活動全体の成功を支援。
3、協力してくれた従業員に対し、業界トップクラスのギフトラインナップで謝礼を提供。

リファラル採用・アルムナイ採用でお困りの企業様は、「リファアルム」にお問い合わせください

リファラル採用は、制度を作れば勝手に人が集まるものではなく、地道な運用と改善の繰り返しによって初めて機能する「採用チャネル」です。
自社に合った「仕組み」を構築することで、採用コストを抑えながら、カルチャーマッチした優秀な人材を採用し続けることができるようになります。

まずは、自社の現状の課題がどこにあるのかを見直すことから始めてみてはいかがでしょうか。社員全員で仲間を集める文化を作ることは、強い組織作りにつながります。

しかし「リファラル採用の仕組み化について、専門家のアドバイスが欲しい」
「リファラル採用・アルムナイ採用を始めたいが、何から手を付けたら良いか分からない」

といったお悩みをお持ちの採用担当者様も多いのではないでしょうか。

そのようなお悩みをお持ちでしたら、ぜひ弊社の「リファアルム」にご相談ください。

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当社では経験豊富な採用コンサルタントが設計から運用までワンストップで支援します。
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