「今年も採用目標人数に届かなかった……」 「求人媒体に高い掲載費を払ったのに、応募がほとんど来ない」 「せっかく採用した人材が、すぐに辞めてしまった」

もし上記のような悩みを抱えているとしたら、その原因は「市場の厳しさ」だけではないかもしれません。採用活動がうまくいかない最大の要因、それは「採用計画（ロードマップ）の解像度が低いこと」にあるケースが非常に多いのです。

行き当たりばったりで求人を出して待つだけの採用活動は、もはや通用しない時代になりました。

本記事では、採用難の時代でも確実に成果を出すための「採用計画の立て方」を、実践的な5つのステップで解説します。従来の採用手法に限界を感じている経営者・人事担当者様は、ぜひ最後までご覧ください。

なぜ「採用計画」を作る必要があるのか？

「欠員が出たら求人を出す」「毎年この時期になったら募集をかける」といったルーチンワークのような採用活動を行っていませんか？ まずは、なぜ今、緻密な採用計画が必要なのか、その背景にあるリスクと市場環境について整理しておきましょう。

場当たり的な採用活動のリスク

計画性のない「とりあえず募集」というスタンスは、企業にとって以下のようなリスクを招きます。

• 採用コストの増大
  ターゲットが明確でないまま広告を出し続けるため、無駄な掲載費や紹介手数料がかかり続けます。
• ミスマッチによる早期離職
  「誰でもいいから早く欲しい」という焦りから採用基準がブレてしまい、自社のカルチャーに合わない人を採用してしまうリスクが高まります。
• 社内リソースの疲弊
  計画なしに突発的な面接が入ることで、現場社員の業務が圧迫され、組織全体の生産性が低下します。

採用難易度の上昇と「待ち」の姿勢の限界

少子高齢化による労働人口の減少に伴い、有効求人倍率は高止まりを続けています。 かつてのように「知名度があれば人が集まる」「給与が高ければ人が集まる」という時代は終わりました。求職者は企業の「働きやすさ」や「ビジョン」、「誰と働くか」を重視するようになっています。

このような環境下では、自社の魅力を誰に・いつ・どのように届けるかという「戦略的な採用計画」がなければ、他社との競争に勝つことはできません。

成果が出る採用計画の立て方5ステップ

実際にどのように採用計画を立てればよいのでしょうか。ここでは、成果を出すための手順を5つのステップに分けて解説します。

採用目的とペルソナ（ターゲット）の明確化

最初に行うべきは、「なぜ採用するのか」と「どんな人が欲しいのか」の定義です。ここがブレると、後のすべての工程が無駄になります。

■採用目的
単なる欠員補充なのか、事業拡大のための増員なのか、あるいは将来の幹部候補採用なのか。目的によって、かけるべきコストや期間が変わります。

■ペルソナ（ターゲット像）の設定
「20代の営業経験者」といった大まかな条件だけでなく、より具体的な人物像（ペルソナ）を描きましょう。
・スキル要件（Must/Want）： 絶対に必要なスキルと、あれば尚良いスキル。
・定性要件（カルチャーフィット）： どのような価値観を持っているか。自社の理念に共感してくれるか。
・志向性： 安定を求めているのか、挑戦を求めているのか。

特に定性要件（カルチャーフィット）は重要です。スキルが高くても、自社の風土に合わなければ早期離職につながるからです。現場の社員にもヒアリングを行い、「活躍している人の特徴」を言語化することをおすすめします。

【関連】採用のミスマッチは「ペルソナ設定」で防ぐ。作成方法から活用術まで徹底解説

採用人数とスケジュールの逆算

次に、「いつまでに」「何人」採用するかを決め、そこからスケジュールを逆算します。

■スケジュールの考え方
例えば「4月1日に入社してほしい」場合、以下のように逆算します。

・入社予定日： 4月1日
・内定承諾、退職交渉期間： 1ヶ月〜2ヶ月（2月〜3月）
・最終面接、内定出し： 1月〜2月
・一次、二次面接： 12月〜1月
・母集団形成（応募獲得）： 10月〜12月
・採用計画策定、準備： 9月〜10月

このように逆算すると、意外と準備期間が必要なことに気づくはずです。ターゲット層（新卒か中途か）によって動き出すべき時期も異なるため、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。

適切な採用チャネル（手法）の選定

ここが採用計画の成否を分ける大きなポイントです。ターゲットにアプローチするために、どの「手段」を使うかを選定します。代表的な手法には以下があります。

• 求人媒体（ナビサイト）
  広く多くの人に周知できるが、掲載費がかかる。待ちの姿勢になりがち。
• 人材紹介（エージェント）
  要件に合う人を紹介してもらえるが、採用単価（年収の30〜35%程度）が高い。
• ダイレクトリクルーティング
  企業から直接スカウトを送る。手間はかかるが、潜在層にアプローチできる。
• リファラル採用（社員紹介）
  社員の知人・友人を採用する。マッチング精度が高く、コストが低い。
• アルムナイ採用（再雇用）
  退職者を再雇用する。即戦力性が高く、教育コストがかからない。

重要なのは、一つの手法に依存しないことです。「まずは求人媒体」と思考停止せず、ターゲットの属性に合わせて最適な手法を組み合わせる（ミックスする）視点を持ちましょう。

【関連】採用手法のトレンド7選。採用難の時代を勝ち抜く「攻め」の戦略とは？

予算（採用コスト）の算出

採用にかけられる予算を決定します。 一般的に、中途採用の採用単価（1名採用するのにかかる費用）の相場は100万円前後と言われています。

• 求人広告費
• 人材紹介手数料
• ツール利用料
• 説明会やイベントの運営費
• 面接担当者の人件費（見えないコスト）

これらを積み上げ、目標人数に対して予算が適正かを確認します。もし予算が足りない場合は、コストのかからない「リファラル採用」の比率を高めるなどの調整が必要です。

KPIの設定と体制づくり

最後に、進捗を管理するための数値目標（KPI）と、誰が何を担当するかという体制を決めます。

• 応募数
• 書類選考通過率
• 面接設定率
• 一次面接通過率
• 内定承諾率

各プロセスに数値を設定しておくことで、「応募は来るが面接に進まない」「内定を出しても辞退される」といったボトルネックがどこにあるかを早期に発見できます。

また、面接官のトレーニングや、現場社員への協力依頼もこの段階で行いましょう。「採用は人事部だけの仕事ではない」という意識を社内に浸透させることが成功の鍵です。

現代の採用計画に欠かせない「資産化」の視点

ここまで基本的な計画の立て方を解説しましたが、これからの時代の採用計画において、最も重要視していただきたい概念があります。

それは、「フロー型」から「ストック型」への転換です。

掛け捨て型の「フロー型」から、積み上げ型の「ストック型」へ

従来の求人媒体や人材紹介は、お金を払っている期間だけ効果がある「フロー型（掛け捨て型）」の手法です。掲載を止めれば応募は止まり、またゼロからお金をかけて人を集めなければなりません。これでは、採用人数が増えるほどコストも青天井に増え続けてしまいます。

一方で、自社のファンを増やし、継続的なつながりを持つ手法を「ストック型（資産積み上げ型）」と呼びます。このストック型の仕組みを計画に組み込むことが、持続可能な採用活動には不可欠です。

既存社員・退職者を巻き込む「リファラル・アルムナイ採用」

ストック型採用の代表格が、「リファラル採用」と「アルムナイ採用」です。

• リファラル採用
  社員が「自分の会社を友人に勧めたい」と思える状態を作ることで、信頼できる人材が継続的に集まります。
• アルムナイ採用
  過去に退職した社員（アルムナイ）と良好な関係を維持することで、タイミングが合った時の再雇用や、業務委託としての協業につながります。

これらは広告費がかからないため、採用コストを大幅に削減できます。さらに、「会社をよく知る人」経由の採用であるため、ミスマッチが少なく定着率が高いのも特徴です。

採用計画を立てる際は、広告予算の配分だけでなく、「いかに自社のファン（社員・退職者）を増やし、彼らのネットワークを活用するか」という項目を盛り込むことも効果的です。

【関連】リファラル採用の巻き込み方や、社員が能動的に協力したくなる仕組みとは？

採用計画がうまくいかない時の見直しポイント

もし計画通りに進まない場合は、以下のポイントを見直してみてください。

ペルソナが高望みになっていないか？

「スーパーマン」を求めていませんか？ 必須条件を絞り込み、育成でカバーできる部分は要件を緩和する柔軟性も必要です。

現場社員との連携は取れているか？

人事が連れてきた人を現場が落とす、という対立構造になっていませんか？ 現場を巻き込み、「一緒に仲間を探す」体制を作りましょう。

手法がマンネリ化していないか？

「いつもの求人媒体」で効果が出ないなら、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用など、新しいチャネルへ予算やリソースを振り向けましょう。

おすすめのリファラル採用・アルムナイ採用を支援するサービス「リファアルム」

リファアルムは、リファラル採用とアルムナイ採用を同時に支援するサービスです。採用は感覚的に行うものではなく、全従業員を巻き込み、「全社一丸」となって取り組むことが大切です。「リファアルム」を使うことにより、従業員のリファラル採用やアルムナイ採用に対する「前向きな姿勢」を引き出すことが可能です。

1、従業員が「リファラル」「アルムナイ」に積極的に協力する、魅力的なカルチャーを形成できる。
2、創業以来のノウハウを活かし、「リファラル」「アルムナイ」だけではない採用活動全体の成功を支援。
3、協力してくれた従業員に対し、業界トップクラスのギフトラインナップで謝礼を提供。

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採用計画は、一度作ったら終わりではありません。日々の進捗を見ながらKPIを分析し、柔軟に軌道修正（PDCA）を行っていくものです。

・目的とペルソナを明確にする
・入社日から逆算してスケジュールを組む
・ターゲットに合わせた最適なチャネルを選ぶ
・適正な予算を配分する
・KPIを設定し、全社で取り組む

そして何より、外部への広告出稿だけでなく、社内のつながりや過去のネットワークを活かす「リファラル・アルムナイ採用」を計画に組み込むこと。これが、採用コストを抑えながら質の高い人材を確保する、現代における最強の採用戦略です。

まずは自社のこれまでの採用活動を振り返り、次の採用計画に「資産化」の視点を取り入れてみてはいかがでしょうか。

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